Le téléphone ou plutôt les téléphones


Tout le monde a un téléphone sur son bureau + un téléphone portable perso et parfois se rajoute un téléphone professionnel.
Ce qui dans une équipe de 6 personnes on peut trouver facilement 12 téléphones !!!!
Les téléphones portables peuvent s'éteindre : même les portables professionnels s'éteignent (si si regardez bien :-))
au pire : tous proposent une fonction vibreur ou silence : ça aide.
Mais le pire se sont les téléphones de bureau.

Sur un ancien projet : j'avais constaté que les utilisateurs avaient pris la mauvaise habitude d'appeler directement les développeurs pour qu'ils analysent leurs problèmes au lieu de passer par l'outil de bug tracking que l'on avait mis en place.

On est sur un problème d'éducation de l'utilisateur ET devant une équipe qui veut absolument satisfaire ses utilisateurs (ce qui est bien).

Voici les étapes que j'ai utilisé :

  1. Communiquer votre stratégie auprès de l'équipe,
  2. Présenter les gains à l'équipe de ne pas être dérangé n'importe quand,
  3. Décrochez vous mêmes TOUS les téléphones à chaque fois que cela sonne, prétextez que la personne est en réunion et qualifiez les besoins, généralement : il n'y a rien d'urgent donc vous devez arriver à rediriger la personne sur l'outil de bug tracking sinon dites lui qu'il sera re-contacté dans les 2h.
  4. Si vous avez beaucoup de bug : mettez une personne en tête de pont pour qualifier tous les bugs


Vous devez ré-éduquez vos interlocuteurs et rappelez vous que généralement les "gens" ont tendances à amplifier ou exagérer leur problème pour qu'ils soient pris en compte rapidement : à vous de qualifier.

L'objectif est de protéger votre équipe pour qu'ils soient dérangé le moins souvent possible.


Les mails

Un mail n'est pas intrusif mais quand vous regardez bien, vous voyez qu'un votre client de mail émet un son et ouvre une popup pour vous prévenir que vous avez un nouveau message.
Donc le développeur est tenté d'arrêté ce qu'il fait et donc de lire son mail qui peut ou pas être important, généralement ça peut attendre :-).


Règle 1 : Si c'est important on vient voir physiquement l'équipe.
Règle 2 : Si on ne peut pas se déplacer : On téléphone au chef de projet ou au Scrum Master

Donc par ces règles, un mail ne peut pas être URGENT (à traiter dans l'heure ou la demi-journée).

J'aime bien présenter ceci :
Règle 1 : Lisez vos mails à 9h00, 14h00 et 17h00 et refermez votre messagerie (fichier/quitter)
Règle 2 : Personne ne pourra vous reprocher de ne pas travailler en temps réels via les demandes par email.


Les applications "perso" (hors projet)


Je m'amuse à compter le nombre de logiciel dans les barres de tâches et on peut trouver :

  1. MSN
  2. Gmail
  3. GTalk
  4. Un ou plusieurs navigateurs avec plusieurs onglets d'ouverts.


En faisant cela : vous ne pouvez pas être concentré sur votre travail : vous avez invité plein de parasites sur votre machine de développement.

  1. Comment rester concentré 10 minutes avec toutes ces applications ?
  2. Comment ne pas faire d'erreur d'étourderie ?


Le basculement d'une tâche à une autre même très courte vous oblige à fournir un effort supplémentaire et c'est une cause d'erreur,
vous êtes donc moins concentré et donc moins productif...


Le bruit et les visites dans le bureau


L'OpenSpace n'est pas un hall de gare : vous devez faire en sorte que les gens ne viennent pas faire un voyage touristique tous les matins dans votre OpenSpace pour regarder vos courbes et.ou "taper la discussion" avec les membres de l'équipe.
Rappelez leur que vous avez un boulot et un Sprint à livrer.

Attention de ne pas mettre dehors les personnes qui sont discrètes (la curiosité est un bon défaut).
Attention aussi de ne pas passer pour un tyran !!!!

Faites en sorte que les réunions bruyantes se déroule en dehors de l'OpenSpace, le radiateur d'information doit être dans votre OpenSpace mais pas trop prêt des équipes.


Les gens mal (ou non) organisés


On reconnait les gens mal organisés car ils viennent toujours dans votre bureau pour vous demander un truc pour tout de suite,
même si cela ne vous prend pas beaucoup de temps apprenez leur à planifier.
J'adore les phrases au café comme : "Salut Cyrille, j'aurais besoin des infos sur XXX, à quelle heure je peux passer te voir ?"
A vous de montrer que vous êtes organisés :-)

Dernier point : Il arrive que ce soit le Scrum Master ou le Chef de projet le PLUS GROS PARASITE DU PROJET :-)