Bien sur, la meilleur façon de communiquer est d'être côte à côte avec un tableau blanc :


Mais vous n'allez pas organiser une réunion pour des questions très simples, vous êtes donc obligés d'utiliser l'un des nombreux outils à votre disposition :

  • Contacter votre interlocuteur sur son poste fixe,
  • Contacter votre interlocuteur sur son téléphone mobile,
  • Contacter votre interlocuteur sur ton téléphone personnel (son domicile),
  • Contacter son assistante (ou son collègue de bureau),
  • Envoyer un mail,
  • Envoyer un SMS,


Contacter votre interlocuteur sur son poste fixe

Si vous arrivez à le joindre : le problème est réglé si bien sur il est disponible !!!
Ne pensez pas qu'en laissant un message le problème va être réglé ou bien en laissant un message à son collègue...
Certaines personnes ne savent pas écouter leurs messages sur leurs téléphones fixes et parfois certains mangent la commission. Ce n'est pas parce que votre numéro de téléphone s'affiche sur le téléphone de votre correspondant que celui-ci va automatiquement vous rappeler.

Contacter votre interlocuteur sur son téléphone mobile

Pourquoi pas, mais essayer de rester dans les heures de bureau : 9H00/9h30 jusqu'à 18h30 sauf si vous savez que c'est un lève tôt ou un couche tard.
Surtout ne laissez pas de message : "Bonjour c'est moi, rappelle moi stp"; vous devez toujours indiquer l'objet de votre appel.
Il n'y a rien de plus agaçant d'écouter ses messages et d'avoir 5 fois "salut c'est moi, rappelle moi...".

Contacter votre interlocuteur sur ton téléphone personnel (ou son domicile)

Personnellement, je vous le déconseille sauf si il y a une urgence exceptionnelle : la fin du monde ?

Contacter son assistante (ou son collègue de bureau)

Cela peut-être très pratique surtout si vous voulez connaitre son agenda, encore faut-il que ces personnes vous connaissent.
Ne vous étonnez pas de ne pas avoir d'information d'un inconnu.

Envoyer un mail

Présentez le sujet brièvement et demander quand vous pourrez échanger sur ce point.
Si votre interlocuteur utilise un smartphone, vous pourrez avoir une réponse rapide avec un horaire ou bien il vous rappellera.
Il vous rappellera plus facilement, si vous n'oubliez pas de mettre notre numéro de ligne direct (mobile ou fixe) dans votre signature.

Envoyer un SMS

C'est bref, concis et efficace, en plus tout le monde (ou presque) possède un forfait illimité en SMS.
Attention, je connais des managers qui ne savent pas répondre à des SMS sur des blackberry :-) !!!
On signe un SMS, vous n'êtes pas obligatoirement dans le carnet d'adresse de votre interlocuteur...


Dernier point, n'oubliez pas que vous n'êtes pas obligatoirement la seule priorité de votre interlocuteur, donc il a peut-être d'autres sujets plus importants à traiter avant de vous rappeler (dans l'immédiat).


Conclusion

Présentez vos canaux de communication numériques à vos interlocuteurs, cela leur évitera de chercher à comprendre comment vous joindre.
Pour moi c'est :

  1. Mail
  2. SMS
  3. puis téléphone portable (je ne suis pas souvent à mon bureau).